نامه اداری یک نامه رسمی و قانون‌مند است که معمولا برای ارسال درخواست به اداره، شرکت، مراکز دولتی و … از آن استفاده می‌شود. اصول نوشتن نامه به انگلیسی کار دشواری نیست و پس از خواندن این مقاله، قادر خواهید بود یک نامه انگلیسی برای ارسال به شرکت آماده کنید. با ما همراه باشید تا نکات مهم در نامه نوشتن به انگلیسی را در کنار هم مرور کنیم.
نوشتن نامه اداری رسمی انگلیسی
برای نوشتن نامه انگلیسی علاوه بر نکات گرامری و بیان واضح منظور، باید به جزئیات دیگری مانند محل قرار گرفتن اطلاعات بر روی برگه دقت کنید.
-
در سمت چپ، بالا باید اطلاعات گیرنده نامه مشخص شود.
-
در سمت راست، بالا اطلاعات شخص فرستنده و آدرس نوشته می‌شود.
-
در بخش میانی، نام گیرنده به همراه متن نامه درج می‌گردد.
-
در بخش انتهایی نامه، نام نویسنده نامه و پیامی احترام آمیز نوشته می‌شود.
لینک مفید: چگونه رزومه انگلیس بنویسیم؟
اصول نوشتن نامه‌های انگلیسی رسمی
در زبان انگلیسی تعدادی قانون کلی وجود دارد که باید هنگام قالب بندی یک نامه رسمی انگلیسی یا نامه تجاری مورد استفاده قرار گیرند. علاوه بر این سعی کنید تا حد امکان ساده و واضح بنویسید و نامه را بیش از حد لازم طولانی نکنید.
- موضوع نامه: اصلی‌ترین بخش نامه انگلیسی! (Subject line)
در نامه‌های اداری، باید همان ابتدا موضوع به صورت کاملاً شفاف بیان شود. به عنوان مثال موضوع نامه ممکن است پیام تبریک و یا تبلیغ یک محصول، طرح شکایت و یا پیشنهاد مخصوصی باشد. این کار برای جلوگیری از برداشت اشتباه و یا ردشدن نامه است. حتما موضوع نامه را با وسواس زیادی انتخاب کنید!
- نام و اطلاعات تماس خود را درج کنید. Contact information
آدرس فرستنده‌ی نامه باید در گوشه سمت راست بالا نوشته شود. این معمولاً شامل آدرس واقعی خود شما می‌شود اما می‌توانید از هر آدرس دیگری برای آن استفاده کنید؛ فقط در نظر داشته باشید که پاسخ نامه به همان آدرس ارسال خواهد شد.
کلیک کنید: ویژگی‌های نامه درخواست ملاقات رسمی
- تاریخ را درج کنید.
افراد برای نوشتن تاریخ به انگلیسی در نامه‌های رسمی، روش‌های مختلفی دارند. برخی از افراد تاریخ را در سمت راست و برخی در سمت چپ نامه ثبت می‌کنند. تاریخ را می‌توانید زیر آدرس فرستنده یا گیرنده بنویسید اما به خاطر داشته باشید که ماه باید به حروف نوشته شود.
- از شروع مناسب در ابتدای نامه استفاده کنید.
نکته مهمی که در نوشتن نامه انگلیسی اهمیت زیادی دارد، شروع صحیح نامه و انتخاب روش درست احوال‌پرسی است. اگر نام شخصی که می‌خواهید برایش نامه بنویسید را می‌دانید، از «آقا» یا «خانم» استفاده کنید؛ در غیر این صورت نام کامل او را بنویسید. در نامه های رسمی انگلیسی بعد از عبارت سلام، در بریتیش از ویرگول «،» و در انگلیسی امریکن از دو نقطه «:» استفاده می‌شود.
در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام به خواننده داشته باشیم. البته باید دقت داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را به درستی بنویسید. در واقع این همان Heading است. مانند: Dear Mr. Johnny. برای آقایان از پیشوند Mr. استفاده می‌کنیم اما برای بانوان پیشوندها کمی پیچیده‌تر می‌شود. برای بانوان متاهل از Mrs. و برای بانوان دوشیزه از Miss استفاده می‌کنیم؛ اما اگر اطلاعی از وضعیت تاهل نداشته باشیم چه کار کنیم؟ پیشوند Ms. برای این مواقع ساخته شده است که هم برای خانوم مجرد و هم متاهل کاربرد دارد. حال اگر نام فرد گیرنده نامه را نمی‌دانید، عناوین به کمک ما می‌آیند. عناوین شغلی یا عناوین ویژه‌ای مانند: دکتر Dr.، پروفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen.، لرد Lord و بانو Lady.
اگر نام شخصی که برای او نامه می‌نویسید را نمی‌دانید از فرمت‌های زیر استفاده نمایید.
,Dear Madam
,Dear Sir
,Dear Sir or Madam
مطالعه کنید: مزایا و روش استفاده از جعبه لاینتر
اگر نام شخص را می‌دانید از عناوین Mr, Mrs, Miss کمک بگیرید.
,Dear Mr. Jenkins
,Dear Ms. Hamers
,Dear Mrs. Hutchins
,Dear Miss Davis
,Dear Dr. Green
نکته: برای خانم‌های متاهل می‌توانید از عنوان .Mrs هم استفاده کنید ولی در انگلیسی، به خصوص انگلیسی امریکن، استفاده از Ms. بهتر است.
نمونه نامه رسمی انگلیسی
لینک مفید: روش‌های تشکر کردن به انگلیسی در شرایط مختلف
- بدنه‌ی اصلی نامه (The main purpose of the letter)
متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه در قسمت body یا بدنه‌ی اصلی مشخص می‌شود. متن اصلی نامه نباید از یک صفحه طولانی‌تر شود. متن ظولانی خواننده‌ی نامه را خسته می‌کند؛ بنابراین، به زبان خلاصه و خیلی دقیق موضوع اصلی نامه را مطرح کنید.
زبان نامه خود را رسمی نگه دارید و سعی کنید به صورت واضح خواسته‌ی خود را مطرح نمایید. بهترین حالت نامه انگلیسی این است که 3 تا 4 پاراگراف باشد. پاراگراف اول باید کوتاه باشد و از آن برای معرفی خود، بیان هدف نامه ( مانند استعلام، شکایت، درخواست و … ) استفاده کنید. پاراگراف دوم و سوم باید دلایل درخواست شما را به شکلی واضح نشان دهد و لازم است که به جای گسترش بیش از حد نامه، تنها اطلاعات ضروری را منتقل کنید. آخرین پاراگراف یک نامه رسمی انگلیسی باید بیان کند که انتظار دارید گیرنده چه اقدامی در پاسخ به نامه شما انجام دهد.
- برای پایان دادن به نامه از عبارات مناسب استفاده کنید.
همانطور که برای شروع نامه استفاده از برخی کلمات توصیه می‌شود، در انتهای نامه رسمی هم باید به شکلی مودبانه آن را خاتمه دهید. اگر نام شخص را نمی‌دانید، در انتهای نامه از Yours faithfully استفاده کنید و اگر نام او را می‌دانید، عبارت Yours sincerely را درج کنید.
عبارت‌های مناسب برای پایان نامه انگلیسی
Yours truly,
Yours sincerely,
Sincerely,
Sincerely yours
Thank you,
Best wishes
All the best,
Best of luck
Warm regards,
- نام و امضای خود را اضافه کنید. (Signature)
در انتهای نامه انگلیسی نام خود را درج کنید و بسته به کاربرد نامه، امضای شخصی خود را نیز به آن اضافه نمایید.
- نامه خود را تصحیح کنید.
حال که نامه شما به اتمام رسیده است، یک بار کل نامه را مطالعه کرده و اشکالات موجود در آن را برطرف کنید. مطمئن شوید که نامه به صورت واضح و روشن نوشته شده و گیرنده نامه متوجه درخواست شما خواهد شد.
از دست ندهید: آموزش زبان انگلیسی ویژه مهاجرت
مطالعه کنید: متون آرزوی موفقیت به انگلیسی
عبارات رایج در نامه نگاری انگلیسی
برای نوشتن نامه رسمی انگلیسی می‌توانید از عبارات رایج این مقاله استفاده کنید تا تسلط بیشتری بر روی این مبحث پیدا کنید.
شروع نامه به انگلیسی
برای شروع نامه انگلیسی از این عبارات استفاده کنید:
| برای تایید |
to confirm |
| برای درخواست |
to request |
| برای پرسش در مورد |
to enquire about |
| به این دلیل با شما تماس می‌گیرم |
I am contacting you for the following reason |
| من اخیراً در مورد … خوانده‌ام/شنیده‌ام و دوست دارم بدانم |
I recently read/heard about . . . and would like to know |
| با دیدن تبلیغ شما در … ، مایلم |
Having seen your advertisement in … , I would like to |
| من آدرس شما را از … دریافت کردم و می‌خواهم |
I received your address from … and would like to |
| من می‌نویسم تا به شما بگویم |
I am writing to tell you about |
مطالعه کنید: استفاده از قانون 5 دقیقه در یادگیری زبان انگلیسی
اشاره به نامه قبلی
برای اشاره به نامه انگلیسی قبلی، از این عبارات استفاده کنید:
Thank you for your letter of March 15
از نامه 15 مارس شما متشکرم
Thank you for contacting us
از اینکه با ما تماس گرفتید، متشکریم
In reply to your request
در پاسخ به درخواست شما
Thank you for your letter regarding
ممنون از نامه شما در رابطه با
With reference to our telephone conversation yesterday
با اشاره به مکالمه تلفنی دیروز ما
Further to our meeting last week
در ادامه جلسه هفته گذشته ما
It was a pleasure meeting you in London last month
دیدار ماه گذشته با شما در لندن بسیار خوشحال کننده بود
نمونه نامه اداری در پاسخ به سفارش کالا
مطالعه کنید: معرفی کشورهای انگلیسی زبان
درخواست رسمی در نامه انگلیسی
از این عبارات می‌توانید قبل از درخواست خود استفاده کنید:
I would be grateful if you could
اگه بتوانید ممنون میشم
Could you please send me
ممکن است برایم بفرستید
Could you possibly tell us
ممکن است به ما بگویید
In addition, I would like to receive
علاوه بر این، من می‌خواهم … را دریافت کنم
It would be helpful if you could send us
اگر برای ما بفرستید، مفید خواهد بود
I am interested in
من علاقه‌مند هستم
I would appreciate your immediate attention to this matter
از توجه فوری شما به این موضوع سپاسگزارم
Please let me know what action you propose to take
لطفاً به من اطلاع دهید که چه اقدامی را پیشنهاد می‌کنید
امیدواریم پس از خواندن این مقاله، بتوانید به تنهایی نامه انگلیسی بنویسید.
6 پاسخ
عالی بود، ممنون
,tanks alot friend.It was realy helpful
I would like to say that it was so great. Thank you
I would like to that it was great.
Thank you
سلام . بسیار سپاسگزارم از شما که مطالب رو به مقدار کافی رسا و کاربردی تشریح کردید ، مدتی بود نامه ای برای یک شرکت فیلم سازی آمریکایی بایست تهیه و ارسال میکردم که متاسفانه امکان تنظیم متن درست رو نداشتم . با مطالعه مطالب مقاله جنابعالی کمک بسیار بزرگ و مفیدی بهم شد ،
ممنونم ایرج جان از لطفت خداروشکر که مفید بوده :))