شما در زمان کار در یک شرکت گاهی اوقات نیاز به برقراری یک جلسه رسمی و یا درخواست ملاقات با مدیر از طریق نامه‌نگاری دارید. برای درخواست از مدیر شرکت باید در یک نامه به صورت کاملا رسمی از ایشان درخواست وقت ملاقات کنید.
این درخواست باید کاملا رسمی، محترمانه و در کمال رعایت ادب بیان شده باشد. در این مقاله قصد داریم تا با چگونگی نوشتن یک نامه و یا درخواست وقت ملاقات رسمی به زبان انگلیسی آشنا شویم.
ویژگی‌های یک نامه درخواست وقت ملاقات رسمی
در ادامه مطلب اصول نامه‌نگاری انگلیسی، همان‌طور که گفته شد برای برگزاری یک جلسه رسمی و کاری، و یا یک جلسه با مدیر شرکت یا مجموعه‌ای که در آن مشغول به کار هستید نیاز به نامه درخواست وقت ملاقات است.
نامه باید به سبکی رسمی و محترمانه نوشته شود. نوشتن یک نامه رسمی بیان‌گر آمادگی شما برای جلسه هست. شما به عنوان فرستنده نامه باید نکاتی را رعایت کنید.
نامه‌های درخواست وقت معمولا به شخصی فرستاده می‌شوند که خود فرد فرستنده آن شخص را نمی‌شناسد. همچنین ممکن است نامه شما به ایمیل همکار یا فرد دیگری به جز مدیر ارسال شود. در ادامه به نکاتی اشاره می‌شود که فرد فرستنده باید این نکات را در زمان فرستادن نامه رعایت کند.
- شما در زمان نوشتن یک نامه باید در رابطه با شرکت و فرد مورد نظری که نامه را برای او می‌فرستید آشناییت داشته باشید.
- در متن نامه شما باید هدف کلی از برگزاری جلسه مشخص باشد.
- برخی از اسناد و مدارک که برای جلسه لازم است نیاز است که در نامه قرار گرفته شوند.
- ساختار و فرمت نامه باید مناسب برای یک کسب و کار باشد.
- در حالت کلی نباید از الفاظ ساده و خیابانی در متن نامه استفاده کرد. الفاظ به کار رفته در نامه باید رسمی و محترمانه باشند.
مطالعه کنید: راهنمای نوشتن ایمیل رسمی در انگلیسی
هدف از نوشتن نامه درخواست وقت ملاقات چیست؟
نامه‌ها برای موضاعات مختلفی نوشته و برای مدیر یک کسب و کار یا شرکت فرستاده می‌شوند. در ادامه به برخی از متداول‌ترین دلایل برای نامه‌های درخواست وقت ملاقات اشاره خواهیم کرد.
- درخواست برای شبکه سازی
- ارائه یک کسب و کار جدید
- ارائه طرح‌های پیشنهادی
- ارائه یک سخنرانی کوتاه برای فروش
- صحبت‌های خصوصی با مدیر
- زمان بندی برای یک مصاحبه
- ملاقات با مقام‌های رسمی دولتی
- ملاقات با همکاران
مطالعه کنید: مکالمه انگلیسی قرار ملاقات
نامه درخواست ملاقات باید دارای چه اطلاعاتی باشد؟
یک نامه رسمی و یا ایمیل نباید طولانی باشد و یا دارای اطلاعات غیر ضروری و اضافه باشد. شما باید سعی کنید در نامه خود از اطلاعات مهم و ضروری استفاده کنید تا خوانایی نامه بالا باشد. یک نامه درخواست وقت ملاقات رسمی دارای اطلاعاتی مهم از جمله موارد زیر است:
- تعیین مکان ملاقات
- دلیل و هدف از ملاقات به شکل خلاصه
- تاریخ‌های پیشنهادی برای ملاقات
- پیشنهاد برای طول مدت زمان جلسه
- زمان‌های ممکن برای برگذاری جلسه
- مزیت ملاقات با شما در آن جلسه
مطالعه کنید: آموزش قواعد جمله سازی در انگلیسی
روش فرستادن درخواست وقت ملاقات
شما در زمان فرستادن یک نامه باید بهترین راه برقراری ارتباط را در نظر بگیرید. قبل از فرستادن نامه باید تحقیق کنید که بدانید با چه روشی درخواست شما زودتر پیگیری خواهد شد. می‌توانید از روشی مانند ایمیل، مکالمه تلفنی به انگلیسی و یا حضوری برای ثبت درخواست خود اقدام کنید. با این کار در زمان صرفه جویی بیشتری خواهد شد و زودتر به نتیجه خواهید رسید.
نمونه‌های درخواست وقت ملاقات رسمی به انگلیسی
- درخواست ملاقات با رئیس
I have worked hard to achieve my goals. But I need a plan to continue. Can you attend a 30 minute meeting on Monday?
این یک نمونه در خواست برای ملاقات با رئیس یک مجموعه است. در این متن شما هدف خود از ملاقات، زمان مشخص شده و اولویت‌بندی را رعایت کرده اید. پس این متن می‌تواند نمونه‌ای مناسب برای یک درخواست ملاقات باشد.
- درخواست ملاقات با مشتری
Official request :Fortunately, we are making good progress on the project and we need to consult to continue the work. What is the best time for a 20-minute meeting?
در بالا یک درخواست کاملا رسمی برای ملاقات با مشتری بیان شده است. در زمان ارتباط با مشتری باید حسابی توجه داشته باشید که مودبانه صحبت کنید؛ زیرا اگر درخواست محترمانه نباشد مشتری با شما همکاری نخواهد کرد.
semi-official: Work is well underway. There are many things to consider. Would you like to discuss these over lunch on Friday?
این متن یک درخواست ملاقات با مشتری به صورت نیمه رسمی است. در این نامه زمان مشخص شده به مشتری پیشنهاد داده شده است. همچنین هدف کلی در رابطه با ملاقات نیز بیان شده است.
مطالعه کنید: اصطلاحات تجاری انگلیسی
- درخواست ملاقات با همکار
فضا‌های برخی از شرکت‌های کاری بسیار رسمی و فضای برخی دیگر کاملا دوستانه و صمیمانه است. شما باید فضا و جو حاکم بر محیط کار را در نظر بگیرید و به صورت دوستانه یا رسمی درخواست ملاقات را به همکار خود بدهید.
Formal: I found at work that your tips have been very successful in my work. Is it possible to talk about it at a suitable place and time?
در بالا یک نامه کاملا رسمی برای یک قرار ملاقات با همکار بیان شده است. مکان و زمان برگزاری جلسه به فرد مقابل پیشنهاد داده شده است و از او نیز نظر خواسته شده است.
Semi-formal: I have been successful in my work and I have done it well. But I need to get some tips from you. Can we make this appointment over a cup of coffee?
در متن نامه بالا یک درخواست نیمه رسمی و دوستانه برای قرار ملاقات گفته شده است. در این متن فرد را به یک فنجان قهوه دعوت کرده و درخواست دوستانه‌ای از او داشته‌اید. همچنین به این موضوع که هدف شما از این جلسه چیست نیز اشاره کرده اید.
- درخواست ملاقات با یک فرد ناشناس
فرستادن یک نامه و درخواست برای ملاقات با فردی که او را ندیده‌اید و نمی‌شناسید کمی استرس‌آور است. در ابتدا باید بدانید که کدام روش برقراری ارتباط با او مناسب‌تر است. از طریق ایمیل، تماس تلفنی یا مراجعه حضوری می‌توانید با فرد مقابل ارتباط برقرار کنید.
Formal: I really enjoyed your presentation and I plan to get to know you more. Like you, I have expertise in the same field and an appointment can help both of us a lot. Would you like a meeting?
در مطلب بالا یک نمونه متن برای ملاقات با فردی که نمی‌شناسید بیان شده است. شما هدف از برگذاری این جلسه حضوری را بیان کرده اید. در نتیجه فرد علاقه بیشتری برای ملاقات با شما خواهد داشت. پس این نامه رسمی برای درخواست ملاقات با فردی که نمی‌شناسید بسیار مناسب است.
Semi-formal: I read your content and was very interested in it. I also used your advice a lot. Because they helped me a lot in my work. Would you like to get to know more over a cup of coffee?
در متن بالا که نمونه یک نامه غیر رسمی برای ملاقات با فرد ناشناس است، تمامی موارد رعایت شده است. شما هدف خود برای دیدار با این فرد را بیان کرده‌اید. پس مطمئنا آن فرد برای ملاقات با شما مشتاق خواهد شد.
آموزش نگارش نامه درخواست جلسه به انگلیسی
مطالب پیشنهادی برای شما:
کلام پایانی
در حالت کلی شما در زمان فرستادن یک نامه درخواست ملاقات رسمی باید نکات زیادی را رعایت کنید. همچنین باید توجه کنید که متن درخواست برای مدیر یا رئیس یک مجموعه با مشتری نیز تفاوت می‌کند. برای هر شخصی باید از الفاظ مناسب و مخصوص همان فرد استفاده کنید تا از نتیجه نامه خود رضایت داشته باشید. ما در این محتوا چهارچوب کلی نوشتن یک نامه برای یک درخواست مقاله رسمی به انگلیسی را بیان کردیم، امیدواریم این نکات بتواند برایتان مفید واقع شود؛ اما چنانچه در این زمینه نیاز به راهنمایی بیشتر دارید، از طریق کامنت‌ها با ما در ارتباط باشید…
برای ثبت‌نام کامل‌ترین دوره آموزش زبان انگلیسی، کلیک کنید. 
