راهنمای نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی + نکات مهم در نگارش

ایمیل انگلیسی یکی از پرکاربردترین ابزارهای ارتباطی در جهان است. ایمیل‌ها سریع بوده و به شما اجازه می‌دهند با انواع افراد در داخل و خارج از کشور خود در ارتباط باشید. نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی بیش از هر جایی در محیط کاری کاربرد دارد و در شرایط مختلف ممکن است مجبور شوید ایمیل‌های رسمی برای افراد دیگر ارسال کنید.

در نامه‌های اداری و درخواست به دانشگاه هم ارسال و نوشتن ایمیل انگلیسی ضروری است و به مهارت‌های خاصی نیاز دارد که در این مقاله از آکادمی روان به توضیح آن خواهیم پرداخت.

قوانین نوشتن ایمیل‌های رسمی به زبان انگلیسی

برای نوشتن ایمیل انگلیسی به شکل رسمی و صحیح، تنها به دانسته‌های خود اکتفا نکنید. توصیه‌های مرتبط با نوشتن ایمیل رسمی را مطالعه کرده و همه آن‌ها را در ایمیل خود در نظر بگیرید.

موضوع ایمیل

موضوع (Subject) یک ایمیل اولین اطلاعاتی است که گیرنده ایمیل مشاهده کرده و چنانچه آن را اشتباه ثبت کنید، ممکن است گیرنده ایمیل را باز نکرده و مستقیما آن را حذف می‌کند. در همان ابتدا بخش موضوع خود را دقیق بنویسید تا شخص مقابل کاملا متوجه پیام ایمیل شما شود.

در موضوع شما در حد دو یا سه کلمه دلیل ارسال ایمیل را مشخص می‌کنید که باعث اشتیاق بیشتر خواننده برای باز کردن ایمیل می‌شود.

کوتاهی جملات

یادگیری زبان انگلیسی بر خلاف بسیار از زبان‌ها، به شما این امکان را می‌دهد که با جملات کوتاه منظور خود را بیان کنید. در ایمیل‌های رسمی هم این اصل را در نظر بگیرید و متونی بنویسید که به دور از توضیح اضافه، منظور شما را منتقل کند.

کوتاه بودن جملات یک ویژگی مثبت در ایمیل های رسمی است و با پیاده سازی آن، خواننده نکات کلیدی را در نگاه اول متوجه شده و به بهترین شکل ممکن موضوعات مهم متن را شناسایی می‌کند. یک نامه رسمی معمولا بین 2 الی 3 پاراگراف دارد.

مطالعه کنید: 0 تا 100 نامه نگاری انگلیسی رسمی

بررسی ایمیل پیش از ارسال

هرگز بدون خواندن دوباره ایمیل، آن را ارسال نکنید. این کار باعث خواهد شد که لغات غلط ایمیل را شناسایی کرده و در صورت وجود هر مشکلی آن را برطرف سازید. اشتباهات گرامری یا تایپی حتی در زبان مادری شما هم بسیار رایج بوده پس کاملا طبیعی است که در نوشتن ایمیل به زبان دوم، مشکلاتی وجود داشته باشد.

بررسی مجدد ایمیلی که نوشته‌اید یک حرکت ساده است که شما را از ارسال یک ایمیل غلط باز می‌دارد.

اطلاعات کامل ایمیل

مطمئن شوید که اطلاعاتی نظیر نام و نام خانوادگی، عنوان شغلی، لینک وب سایت شرکت و جزئیات بیشتر در مورد شرکت را در ایمیل خود نوشته باشید.

مطمئن شوید که ارسال ایمیل ضروری است.

بسیاری از مردم روزانه ده‌ها یا حتی صدها ایمیل دریافت می‌کنند، بنابراین مطمئن شوید که ایمیل سریع ترین و کارآمدترین راه برای برقراری ارتباط در شرایط فعلی شماست. به طور مثال اگر خیلی عجله دارید، بهتر است به جای ایمیل از روش‌های دیگری مانند تماس استفاده کنید.

در صورت امکان از یک انگلیسی زبان بومی بخواهید ایمیل شما را بررسی کنید.

اگر شخصی را می‌شناسید که زبان مادری انگلیسی داشته یا دوستانی دارید که به خوبی انگلیسی صحبت می‌کنند، می‌توانید از آن‌ها بخواهید ایمیل شما را با دقت بررسی کرده و در صورت وجود مشکل آن را با شما در میان گذارند.

به علائم نگارشی توجه کنید.

هر جمله را با حروف بزرگ آغاز کنید. حتماً در پایان هر جمله نقطه یا سایر علائم نگارشی مناسب قرار دهید. این مورد جزئیات کوچک است اما واقعا می‌تواند به ایجاد یک اثر مثبت کمک کند.

بین پاراگراف ها فاصله بگذارید.

فاصله بین پاراگراف‌ها باعث می‌شود خواندن ایمیل شما راحت‌تر شده و شخص مقابل با یک پاراگراف بلند مواجه نشود.

مطالعه کنید: لغات و اصطلاحات مربوط به مطبوعات و خبرنگاری در انگلیسی

فرمت یک ایمیل رسمی به زبان انگلیسی

به طور کلی ایمیل باید سه بخش مختلف داشته باشد.

مطلب پیشنهادی: اصطلاحات تجاری انگلیسی+100 لغت و اصطلاح که باید بدانید!

از دست ندهید: مکالمه انگلیسی بین دو دوست

نکات مهم در مورد ایمیل انگلیسی

• ادب را فراموش نکنید: نیازی به استفاده از زبان رسمی ندارید اما باید همزمان مودب و دوستانه به نظر برسید. اگر درخواستی دارید، حتما مودبانه آن را مطرح کرده و از جملات تند استفاده نکنید.

زمانی که قصد دارید در عصبانیت ایمیل بنویسید، ارسال آن را به زمان دیگری موکول کنید زیرا ممکن است بر روی ذهن شما تاثیر منفی بگذارد. به طور مثال به‌جای گفتن Write me back چیزی مانند Please write back when you have a chance را امتحان کنید. یرای یادگیری عبارات مودبانه در انگلیسی کلیک کنید.

• شروع ایمیل: استفاده از Dear را در ابتدای ایمیل فراموش نکنید.
• پایان ایمیل: برای خداحافظی علاوه بر تشکر کردن به انگلیسی، می‌توانید درخواست ملاقات حضوری خود را با جملاتی نظیر I’m really looking forward to meeting you in person بیان کنید.
• لحن ایمیل : مراقب لحن ایمیل خود باشید، به خصوص اگر گیرنده را به خوبی نمی‌شناسید.

نمونه هایی از ایمیل انگلیسی

Subject: Delivery delay

موضوع: تاخیر در تحویل

,Dear Mr Pascal

آقای پاسکال عزیز

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience

با کمال تاسف به اطلاع شما می‌رسانیم که نمی‌توانیم مهلتی را که قبلاً برای تحویل سفارش شما توافق شده است را رعایت کنیم. تامین کننده ما امروز به ما اطلاع داده که با مشکلات تامین روبرو هستند که منجر به تاخیر در زنجیره تولید ما می‌شود. ما روی درک شما حساب می‌کنیم و از شکیبایی شما سپاسگزاریم

.Please accept our apologies

لطفا پوزش ما را بپذیرید

Best regards

با احترام

مطالعه کنید: اصول ارائه یک سخنرانی عالی به زبان انگلیسی

مثال 2: پاسخ دادن به یک آگهی استخدام

Subject: Web Content Editor position

موضوع: موقعیت ویرایشگر محتوای وب

,Dear Sir/Madam

خانم / آقای عزیز

With reference to your job ad in x, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company

با اشاره به آگهی شغلی شما در … مایلم درخواست خود را برای سمت ویرایشگر محتوای وب در شرکت شما ارسال کنم

I graduated in Communication Sciences at the University of x and worked for several years in a Digital Agency as Content Specialist

من در رشته علوم ارتباطات در دانشگاه x فارغ التحصیل شدم و چندین سال در یک آژانس دیجیتال مارکتینگ به عنوان متخصص محتوا کار کردم.

I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment

من معتقدم مهارت‌ها و تجربه من مطابق با شرایط موقعیت شغلی شماست. خوشحال می‌شوم که خودم را در مصاحبه معرفی کنم، که به شما این امکان را می‌دهد استخدام احتمالی من را بهتر ارزیابی کنید

.A copy of my resume is attached. I look forward to hearing from you

یک کپی از رزومه من پیوست شده است. منتظر خبر شما هستم

Yours faithfully

ارادتمند شما

مطالعه کنید: 5 مکالمه انگلیسی در مورد توانایی ها 

توجه: در دوره 500 عبارت کاربردی، 500 جمله‌ی پراستفاده و کاربردی را باهم یاد می‌گیریم. این جملات، جملات عادی نیستند. بلکه همگی قالب‌هایی هستند که شما فقط کافیست آن قالب را یاد بگیرید تا بتوانید هزاران جمله‌ی دیگر با آن قالب بسازید. برای تهیه دوره روس قسمت آبی رنگ کلیک کنید.

مثال 3: ارسال کاتالوگ محصول

Subject: New product catalogue

موضوع: کاتالوگ محصولات جدید

,Dear Ms.Smith

خانم اسمیت عزیز

Following your request, we have recently sent you our new catalogue. We are convinced that it will enable you to see the quality of our products. Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you in order to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs

به دنبال درخواست‌تان، اخیرا کاتالوگ جدید خود را برای شما ارسال کرده‌ایم. ما متقاعد شده‌ایم که این کار شما را قادر خواهد ساخت تا کیفیت محصولات ما را مشاهده کنید. نماینده محلی ما به زودی با شما تماس خواهد گرفت تا جلسه ای را در روز و ساعتی که برای شما مناسب است ترتیب دهد تا در مورد اینکه چگونه محصولات ما می توانند برای نیازهای شرکت شما مفید باشند، با جزئیات صحبت کنید

.For further information, please do not hesitate to contact us

برای اطلاعات بیشتر، لطفا با ما تماس بگیرید

,Yours sincerely

ارادتمند شما

از دست ندهید: لغات و عبارات مربوط به مذاکره در انگلیسی

سخن پایانی

از این که تا پایان این مقاله با ما همراه بودید از شما سپاسگزاریم. در صورت داشتن هرگونه سوال، آن را با کارشناسان ما در بخش کامنت‌ها به اشتراک بگذارید.